ビジネスメールの署名って・・・

メールの署名について

「ビジネスメールの署名デザイン」という記事が目に留まった。
それも最近メールの署名を変えたいと思っていたからだ。
ビジネスメールの署名に入れるべき基本の項目は以下のようだ。

「会社名」「部署名」「担当者の肩書き」「担当者名「住所」
「電話番号」「FAX番号」「メールアドレス」「Webサイト等のURL」

私は全部入れている。

署名が出来たらまずは自分宛に送る、綺麗に表示されているかや文字化けは無いかなどを確認。

そして忘れてならないのはスマホでも綺麗に表示されているかだ。仕事用のメールアドレスをスマホに設定している方も多い、スマホを会社から支給されていればスマホでメールチェックは当たり前だ。

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株式会社○○○○

○○課

山田 太郎

〒000-0000 神奈川県相模原市1-2-3

TEL: 042-777-0000 FAX: 042-7770000

Email: yamada@example.com

URL: http://example.com/

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という感じになるか。

後は罫線の部分を色々工夫すると個性が出るが、先にも書いたテストを必ずする事、機種依存文字などを使っていると、Widowsでは大丈夫だがMacでは文字化けするなどなど、意外と多い。

当社も基本はMac、多くのお客様はWindowsなので時々文字化けしたメールが来る・・・意外とくる。

この記事、テンプレートというほどの事は・・・と思ったが記事を読んでていつも気になってた事を思い出しそれを書きたかった、それはメールアカウント設定の時に入力した「名前」の部分だ。

メールを送った時に受け取り側で「送信者」になる部分だ、メールを受けた時に誰から来たか、先方の名前などになっている部分だ。

これが時々名前のアルファベットのみと言う人がいる、一瞬迷惑メールかと思うことがある、仕事に使っているメールなら「社名/個人名」が無難なのではないかと思う。

日本語だとしても個人名だけだと誰だ?って思う時も多々ある。

見る人の側になって考えれば良いだけのことだと思う。デジタルになってもそこは変わらない!

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